Política de privacidad

1. Responsable del tratamiento

Esta política se rige por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y demás normas colombianas de protección de datos personales.

2. Alcance

Aplica a los datos que se tratan a través de:

• El sitio web comfis.co.
• La plataforma web de Comfis (POS, Restobar, Droguerías, Taller y Nómina).
• La app móvil Comfis para Android (paquete co.comfis.comfis_app).
• La aplicación de escritorio Comanda Restobar (pantalla de cocina).

Comfis es un software para negocios. Lo usan las empresas que contratan un plan y las personas a las que esas empresas les crean un usuario (administradores, cajeros, meseros, etc.).

3. Datos que recopilamos

3.1 Datos de las cuentas de usuario

• Nombre, correo electrónico, teléfono, tipo y número de documento.
• Contraseña (se guarda cifrada; nunca la vemos en texto plano).
• Rol, permisos y sucursal asignada.

3.2 Datos de la empresa que contrata Comfis

• Razón social, NIT, dirección, teléfono, correo y logo.
• Datos de facturación electrónica: resolución de la DIAN, consecutivos y el certificado digital de firma con su contraseña (solo si la empresa activa la facturación electrónica).
• Plan contratado, pagos de la suscripción y vigencia.

3.3 Información que el negocio registra al operar

• Ventas, facturas, notas, cotizaciones, inventario, productos (con sus fotos), compras, gastos y caja.
• Comandas y pedidos; en domicilios, la dirección, el teléfono y el nombre de quien recibe; en pedidos para recoger, el nombre de quien recoge.
• Clientes, proveedores y, si se usa el módulo de nómina, empleados (ver la sección 6).
• Mensajes del chat de soporte con Comfis.

3.4 Datos técnicos

• Dirección IP, fecha y hora de inicio de sesión y de las acciones importantes (registro de auditoría), para seguridad y para resolver problemas.
• En el teléfono, la app guarda la sesión en el almacenamiento seguro del dispositivo, y algunas preferencias (por ejemplo, el modo oscuro).

4. Permisos de la app móvil

5. Para qué usamos los datos

• Crear y administrar las cuentas y permitir el inicio de sesión.
• Prestar el servicio: ventas, inventario, comandas, contabilidad, nómina y reportes.
• Generar y enviar a la DIAN las facturas y documentos electrónicos, cuando la empresa lo activa.
• Cobrar y gestionar la suscripción.
• Dar soporte técnico y responder solicitudes.
• Proteger la plataforma: prevenir accesos no autorizados y fraudes, y llevar el registro de auditoría.
• Enviar avisos importantes del servicio (por ejemplo, recuperación de contraseña o vencimiento del plan).
• Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.

6. Datos de los clientes, proveedores y empleados de tu negocio

Cuando una empresa registra en Comfis los datos de sus clientes, proveedores o empleados, esa empresa es la responsable de esos datos y debe contar con la autorización de sus titulares. Comfis actúa como encargado del tratamiento: guarda y procesa esa información solo para prestarle el servicio a la empresa, siguiendo sus instrucciones, y no la usa para nada más.

Si eres cliente de un negocio que usa Comfis y quieres consultar o borrar tus datos, escríbele primero a ese negocio. Si no te responde, puedes escribirnos y te ayudamos a canalizar la solicitud.

7. Con quién compartimos los datos

Solo con quien es necesario para prestar el servicio o cumplir la ley:

• DIAN: los documentos electrónicos (facturas, notas, documento soporte, nómina electrónica) con los datos que la ley exige, cuando la empresa usa facturación electrónica.
• Proveedor de hosting: los servidores donde se aloja Comfis y su base de datos.
• Servicio de correo: para enviar correos del servicio, como la recuperación de contraseña.
• Google Fonts: la web y la app descargan tipografías de los servidores de Google, que pueden recibir tu dirección IP.
• Autoridades: cuando una autoridad competente lo pida conforme a la ley.

Algunos de estos proveedores pueden tener servidores fuera de Colombia; en ese caso exigimos que protejan la información con un nivel adecuado de seguridad.

8. Seguridad

• Toda la comunicación entre la app y los servidores viaja cifrada (HTTPS).
• Las contraseñas se guardan cifradas con un algoritmo de un solo sentido.
• El acceso a la información está limitado por roles y permisos dentro de cada empresa; una empresa no puede ver los datos de otra.
• En el teléfono, la sesión se guarda en el almacenamiento seguro del dispositivo.
• Las acciones importantes quedan registradas en un registro de auditoría.

Ningún sistema es 100% infalible; si detectamos un incidente que afecte tus datos, te lo informaremos y avisaremos a la autoridad cuando corresponda.

9. Conservación de los datos

Guardamos los datos mientras la cuenta o la suscripción estén activas. Si la suscripción vence, la cuenta se bloquea pero no borramos la información, para que al renovar todo siga igual. Cuando la empresa termina el servicio o pide cerrar la cuenta, damos un plazo de 30 días para que pueda pedir una copia de su información (ver los Términos de servicio); después la eliminamos o la dejamos anónima, salvo la información que la ley nos obliga a conservar (por ejemplo, facturas, soportes contables y documentos enviados a la DIAN), que se guarda solo durante el tiempo que exige la norma y únicamente para ese fin.

10. Tus derechos

Como titular de los datos tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
• Pedir prueba de la autorización que nos diste.
• Saber cómo hemos usado tus datos.
• Revocar la autorización o pedir que borremos tus datos, cuando no exista una obligación legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratis a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Cómo ejercerlos

Escríbenos a privacidad@comfis.co indicando tu nombre, tu documento, el correo de tu cuenta y lo que solicitas. Respondemos las consultas en máximo 10 días hábiles y los reclamos en máximo 15 días hábiles, como indica la Ley 1581 de 2012. Si necesitamos más tiempo, te avisaremos antes de que venza el plazo.

11. Eliminar tu cuenta y tus datos

Puedes pedir en cualquier momento que eliminemos tu cuenta de usuario de Comfis (web y app):

1. Envía un correo a privacidad@comfis.co con el asunto “Eliminar mi cuenta de Comfis”, desde el correo con el que inicias sesión, o escríbenos por WhatsApp al +57 313 571 6020.
2. Verificaremos que la solicitud sea tuya y te confirmaremos.
3. Eliminaremos tu cuenta y tus datos personales en un plazo máximo de 15 días hábiles.

Qué se elimina: tu usuario, nombre, correo, teléfono, documento y contraseña.
Qué se conserva: las ventas y facturas que registraste pertenecen a la empresa para la que trabajas y hacen parte de su contabilidad; esas se conservan a nombre de la empresa durante el tiempo que exige la ley. Si eres el titular de la empresa y pides cerrar la cuenta de la empresa completa, eliminamos todos sus datos, salvo los documentos que la ley obliga a conservar.

Si solo quieres dejar de usar Comfis en un teléfono, basta con cerrar sesión y desinstalar la app; eso borra del dispositivo la sesión y las preferencias guardadas.

12. Menores de edad

Comfis es un servicio para empresas y no está dirigido a menores de 18 años. No recopilamos a sabiendas datos de menores; si detectamos que lo hicimos, los eliminaremos.

13. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política cuando cambie el servicio o la ley. Publicaremos la nueva versión en esta página con su fecha de actualización y, si el cambio es importante, te avisaremos dentro de la plataforma o por correo.